Jusqu’où allez-vous pour les données?

Accéder et utiliser efficacement les données dans un cadre professionnel peut être un défi, surtout comparé à la simplicité d’obtenir de l’information dans sa vie personnelle. Par exemple, un fabricant alimentaire avait besoin d’aide pour accéder aux données afin de prendre des décisions d’achat. Au départ, l’entreprise s’appuyait sur des processus manuels, mais a ensuite appris que l’intégration de sa plateforme IoT, du MES et de l’ERP pouvait fournir aux acheteurs des données en temps réel, améliorer la productivité et réduire les erreurs. 

Ce n’est que lundi soir et votre enfant de maternelle attend déjà avec impatience le week-end. Ils veulent savoir s’il va neiger du tout cette semaine pour pouvoir aller faire de la luge samedi matin. C’est simple – vous sortez votre cellulaire et consultez votre application météo. Mais si ton téléphone était mort, démarrerais-tu un portable? Et si ton Wi-Fi était en panne, tu regarderais le journal du dimanche? Eh bien, on est en 2024 et tu as annulé ton abonnement au journal il y a des années. Iriez-vous au kiosque à journaux pour en acheter un? Pourriez-vous appeler votre station de télévision locale pour demander à parler au présentateur météo? À un moment donné, vous verrez que c’est plus compliqué que ça n’en vaut la peine, alors vous abandonnerez et leur dites qu’ils devront juste attendre et voir.

Malheureusement, votre usine pourrait être plus du côté « attendre et voir » ou « appeler le météorologue » du spectre des capacités que du côté « application météo sur votre téléphone intelligent ». Localiser les données au travail peut souvent être difficile, car elles peuvent être réparties entre différents systèmes, difficiles à identifier, ou parfois les utilisateurs doivent être informés de leur existence. En approfondissant le monde des données et de ses nombreuses formes, nous montrerons comment une entreprise manufacturière a géré ce problème et comment vous pouvez suivre des conseils similaires pour rapprocher vos données de vos utilisateurs.

Les utilisateurs marchent 500 miles... Et ensuite, ils marchent 500 autres

En dirigeant un projet de découverte sur des initiatives potentielles de Smart Factory pour un fabricant alimentaire, j’ai visité une usine qui se retrouvait souvent à court de quelques ingrédients bruts clés conservés dans des silos d’entreposage. L’installation pouvait contenir jusqu’à quelques jours de stocks de sécurité en raison du stockage limité. Comme l’installation fonctionnait 24h/24 et 7j/7 avec d’importantes variations de productivité, il fallait acheter pour être constamment informé de l’inventaire actuel, de la production future et des livraisons futures. Imaginez devoir planifier chaque arrêt à la station-service sans savoir à quel point votre réservoir était plein ni jusqu’où vous deviez faire le trajet dans les prochains jours!

Lors de la visite de leurs chaînes de production, l’ingénierie vantait les investissements qu’ils avaient faits, en reliant leur technologie opérationnelle et en collectant des données. Ils ont démontré comment les niveaux d’inventaire actuels et historiques des silos ont été collectés via des cellules de charge, affichés sur les IHM pour les opérateurs, et disponibles à distance pour la gestion de l’usine. Lorsque nous avons demandé à l’ingénierie si cette information en temps réel était accessible à l’acheteur de l’usine, ils ont répondu « oui » – ce qui aurait pu être techniquement vrai – mais une conversation avec l’acheteur de l’usine a révélé qu’ils ignoraient les outils Smart Factory utilisés à l’usine. Les acheteurs d’usines travaillaient à distance au plus fort de la pandémie et comptaient sur des opérateurs locaux pour parcourir le plancher, prendre des photos des relevés du silo et les envoyer par courriel. Cela éloignait les opérateurs de leurs lignes et entraînait souvent des erreurs lorsque les photos étaient envoyées en désordre. Il fallait aussi du temps à l’acheteur pour ouvrir chaque image et transposer manuellement les lectures.

La direction a été impressionnée par le dévouement de l’acheteur à utiliser des données à jour pour orienter sa prise de décision, mais a été stupéfaite de voir à quel point ils travaillaient fort pour obtenir des données qui pouvaient être mieux mises à disposition.

À mi-chemin et vivre sur une prière

Après avoir collaboré avec la direction pour organiser un sprint rapide et sécuriser quelques heures ressources, l’ingénierie et l’informatique ont pu collaborer rapidement pour donner à l’acheteur accès à la plateforme IoT de l’usine et créer un tableau de bord montrant spécifiquement les niveaux d’inventaire en temps réel. L’acheteur était ravi! Le nouveau processus a aussi eu un impact positif sur le plancher d’atelier – les opérateurs qui passaient auparavant 20 minutes à envoyer des nouvelles à l’acheteur par quart pouvaient maintenant rester sur leurs lignes et se concentrer sur leurs propres tâches. Oui, l’acheteur devait se connecter à un nouveau système, mais le processus pour découper un bon de commande dans son ERP avait été simplifié; Maintenant, ils pouvaient entrer les valeurs du tableau de bord dans leurs « feuilles de réordonnance » à tout moment sans avoir à attendre qu’un opérateur fasse le plancher.

Attends – des tableaux Excel?

Comme la plupart des entreprises disposant de logiciels ERP, les achats se faisaient à l’aide d’un processus MRP qui intègre les données d’inventaire, d’utilisation et de livraison pour déterminer la date exacte requise du matériau. Alors pourquoi ont-ils dû utiliser des tableaux Excel pour calculer les dates de livraison demandées? Il s’est avéré qu’ils devaient consulter plusieurs sources pour obtenir l’information dont ils avaient besoin; ils disposaient d’un nouveau tableau de bord brillant pour les niveaux d’inventaire, d’un tableau Excel stocké sur SharePoint rempli par les opérateurs indiquant l’avancement jour sur jour sur les longues commandes de production, ainsi qu’une boîte courriel pour les dates de livraison en constante évolution envoyées par les fournisseurs. Donc « oui », toutes les données nécessaires à leur travail étaient « disponibles », mais dans des endroits disparates et pas facilement visibles à l’endroit et au moment, elles seraient les plus exploitables. L’acheteur a admis que parfois ils passaient des commandes sans vérifier les changements dans les taux de production parce que les informations prenaient trop de temps à compiler. Mettre les données dans des endroits difficiles d’accès peut en décourager l’utilisation – combien moins souvent vérifieriez-vous le niveau d’essence de votre voiture si la jauge était située sur le dessous du train d’atterrissage? L’ingénierie et les TI n’avaient résolu qu’une partie du problème, et ils n’avaient réglé qu’une partie!

Tout est à sa place

Maintenant, imaginez que l’histoire reprenne des mois plus tard, lors d’une transformation numérique. L’entreprise avait sécurisé des ressources et des investissements pour créer des pratiques durables qui leur permettraient d’évoluer plus efficacement. À ce moment-là, ils avaient un acheteur local (ou deux, ou trois!) pour chaque plante. La direction voulait trouver des moyens de tirer parti de la technologie pour ajouter des chaînes de production et même des usines, sans augmenter l’effectif à l’organisation d’achats. Et à ce stade, ils savaient que la solution était d’apporter les données à l’utilisateur en temps réel, quand il en a besoin, là où il en a besoin, et d’éliminer le temps de collecte et de consolidation. Ils voulaient aussi que leurs solutions numériques permettent le télétravail afin que les acheteurs puissent couvrir plusieurs régions géographiques.

Alors, où les achats ont-ils besoin de données? L’achat vit et meurt en MRP (en ERP) – là où les données doivent être. L’entreprise a décidé d’interfacer les données de leurs plateformes IoT et MES à leur ERP, où les acheteurs peuvent accéder en temps réel à l’avancement des commandes de production et à l’inventaire. Ils ont aussi choisi de mettre en place un outil de collaboration avec les fournisseurs, où les fournisseurs peuvent mettre à jour les dates de livraison, ce qui se réinjectera directement dans leur ERP (en plus d’avoir accès à des prévisions et des données de spécifications mises à jour). Enfin, les acheteurs disposeront d’un seul système avec toutes les informations pertinentes et à jour nécessaires pour passer des commandes facilement visibles – et c’est le même système qu’ils doivent utiliser pour passer des commandes en premier lieu. Ils ont également discuté de la mise en place de paramètres d’alerte sur leur plateforme IoT afin qu’ils puissent être avisés sur leurs appareils mobiles en cas de changement dans l’horaire de production, d’une ferraille plus élevée que la normale ou d’un temps d’arrêt imprévu qui les oblige à ajuster d’urgence une date de livraison. L’objectif est de rendre chaque acheteur plus productif et moins sujet aux erreurs, en leur permettant de couvrir plus de matériaux et de passer moins de temps à combattre les incendies.

Comment faire un effort supplémentaire pour que vos utilisateurs n’aient pas à le faire

Alors, comment votre entreprise peut-elle faire en sorte que les données fonctionnent pour les utilisateurs au lieu de les laisser travailler pour leurs données? Voici quelques éléments à considérer lorsque vous mettez en place des outils de collecte et de visualisation de données.

Adoptez une approche axée sur les processus

Lorsque vous lancez ou relancez un projet impliquant des données, laissez vos PERSONNES et votre PROCESSUS guider votre stratégie de données, et non l’inverse. Cela peut sembler évident, mais il est encore courant de voir des entreprises construire des tableaux de bord basés sur les données qu’elles ONT et non sur celles dont les utilisateurs ONT besoin. Avec une approche centrée sur les données, vous risquez d’avoir des données dans le mauvais système (parce que c’était pratique) ou d’être inaccessibles aux utilisateurs clés (parce qu’elles sont dans le mauvais système ou qu’ils ne savent pas qu’elles existent). Vous obtiendrez une meilleure adoption avec une approche centrée sur l’utilisateur qui commence à bien comprendre ce que les utilisateurs consomment déjà, quelles informations supplémentaires ils ont besoin, et combien de temps ils passent eux-mêmes à collecter et analyser les données. Cela vous aidera à prioriser vos efforts, à attaquer les cas d’utilisation les plus impactants ou rentables, et à vous assurer que vos données apportent de la valeur. Organiser des ateliers avec quelques utilisateurs de chaque département pour expliquer leur processus et poser des questions ciblées sur leurs comportements et besoins en matière de données; C’est garanti que ce sera du temps bien investi.

Sois insistant

Peu importe à quel point vous avez travaillé fort pour avoir un paysage technologique intégré, il est fort probable que vos utilisateurs se connectent et interagissent avec plusieurs systèmes différents chaque jour. Et plus il y a d’endroits où ils doivent aller pour obtenir des données, moins ils sont susceptibles d’aller les chercher. Maintenant que vous avez adopté une approche axée sur les processus, et que vous savez QUAND vos utilisateurs ont besoin de données et COMMENT ils vont les utiliser, ENVOYEZ-LES vers eux au point d’utilisation. Vous pouvez le faire en l’affichant sur des moniteurs sur le plancher d’atelier, en leur envoyant des alertes mobiles et en intégrant des données dans les systèmes avec lesquels ils sont déjà à l’aise d’interagir. Vous éviterez aussi les situations où les utilisateurs ne sont pas au courant des données disponibles – car elles seront juste devant eux!

Socialiser – et je ne parle pas de l’heure de l’apéro

Construire une culture axée sur les données signifie changer la façon dont les gens pensent et utilisent les données. Et pour les données que vous ne pouvez pas transmettre à vos utilisateurs, comme les rapports ad hoc ou les informations sensibles, vous devez les informer de l’existence et de l’emplacement des données. Lorsque vous lancez de nouveaux outils ou rendez de nouvelles données disponibles, il est essentiel d’avoir les bons programmes de gestion du changement pour communiquer la disponibilité de ces outils, instaurer la confiance dans les données et adopter DRIVE. Ou encore mieux – impliquez-les dans le processus de mise en œuvre de bout en bout, de la collecte des exigences à la conception des données, aux tests et à la formation.

Pour SOUTENIR l’adoption :

1. Nommez des ambassadeurs de données au sein de chaque département pour être des super-utilisateurs des outils et des cas d’utilisation pertinents pour leurs équipes.
2. Utilisez des programmes de documentation formels décrivant comment les données sont collectées et manipulées avant d’être servies aux utilisateurs.
3. Organisez des roadshows avec vos utilisateurs pour poursuivre la discussion et recueillir de nouveaux cas d’utilisation ou besoins en données de façon continue.

Où aller à partir d’ici?

Si votre organisation souhaite utiliser les données à son plein potentiel, il est peut-être temps de reconsidérer vos méthodes de collecte et de présentation des données. Cimsoft est disponible pour vous aider. Contactez-nous et nous serons heureux de vous expliquer comment créer un plan personnalisé pour que vous puissiez mettre en œuvre les bons outils et stratégies afin d’améliorer la prise de décision basée sur les données de votre organisation.